Soms loopt je postbus vol met e-mails waarvan je denkt:  Moet ik dat nu allemaal lezen? Of je krijgt welgemeende adviezen over virussen en ander digitaal ongerief. Ieder heeft wel zo zijn eigen ergernissen met de inhoud van zijn of haar inbox. Hier een aantal regels die kunnen helpen het e-mailleed te verlichten.

Hoe bouw je een mailtje op?

Het feit dat e-mailen snel en simpel is neemt niet weg dat je ook aan de inhoud en layout van een e-mailtje een beetje zorg moet besteden. Helemaal wanneer je een reactie van iemand verwacht, is het tamelijk respectloos om maar even wat regeltjes neer te knallen en dan toch een goede reactie te verwachten. Het wordt gewaardeerd als je even de tijd neemt om je bericht netjes op te stellen.
-     Voeg geen objecten toe tussen de tekst

1. -    Verstuur mail in platte tekst
   

Adressering

Onderwerp

Geef iedere e-mail een onderwerp dat de lading van de tekst dekt. Dit is erg praktisch voor zowel verzender als ontvanger om het mailtje te archiveren op een later tijdstip nog eens terug te vinden.
Verstuur geen mails zonder duidelijk onderwerp.

Kopieën (CC)

Wanneer je een mailtje naar meerdere mensen wil sturen kan je naast het invullen van een aantal adressen bij het Aan-veld ook gebruik maken van kopieën (Carbon Copy, CC) .

Blinde kopie (BCC)

Naast een carbon copy kan je ook een blind carbon copy (BCC) gebruiken. Het verschil is dat niemand de adressen in de BCC-lijst kan zien.

Wanneer je iets aan veel mensen stuurt kan je dus het beste dit veld gebruiken. Op deze manier verspreid je niet ongevraagd het e-mailadres van iemand anders, en waarborg je de privacy van alle ontvangers.

Antwoorden

Antwoord snel

Een pluspunt aan e-mail is dat het zeer snel kan worden afgeleverd. Hierdoor heb je (onbewust) de verwachting dat er ook altijd snel op je e-mail gereageerd zal worden. Wanneer je zelf een mailtje ontvangt doe je de verzender dan ook vaak een groot plezier door snel te reageren.

Wanneer je denkt niet binnen enkele dagen te kunnen reageren is het netjes om een kort bericht terug te sturen met de mededeling dat je het bericht van de ander hebt ontvangen, en dat je verwacht over x dagen een reactie te zullen versturen.

Knip in het oorspronkelijke bericht

Het is niet nodig dat je het gehele oorspronkelijke bericht onveranderd laat staan in je reactie. Probeer het oorspronkelijke bericht zoveel mogelijk in te korten en te ontdoen van onnodige stukken, zoals de ondertekening van de schrijver.

Wanneer je midden in de tekst een stuk weghaalt, zou je dit duidelijk kunnen maken door op de betreffende plek "<knip>" te typen.

Als je reageert op een mailtje waarbij het niet nodig is om een stukje aan te halen, stuur dan ook niet het gehele originele bericht mee! Als iedereen zo zou antwoorden zouden alle e-mails ellenlang worden en voor niemand overzichtelijk.

(Over dit onderwerp lopen de meningen uiteen. Ikzelf zal niet zo gauw knippen, tenzij het om een heel lange mail gaat.)

Doorsturen (Forward)

Algemeen

Weet je zeker weet dat de ontvanger is geïnteresseerd in het mailtje dat je wilt doorsturen. Een groot gedeelte van e-mail die we iedere dag ontvangen is ongewenst ("spam"), dus zorg ervoor dat je eigen mailtjes hier nooit toe zullen worden gerekend!

Als je e-mail doorstuurt moet je er, net als bij het antwoorden, op letten dat je niet-relevante zaken weghaalt. Als je een mailtje hebt gehad dat al door verschillende mensen is doorgestuurd, wil het nogal eens gebeuren dat je eerst pagina's naar beneden moet scrollen, om daar de tekst te vinden waar het eigenlijk om gaat (vaak is iedere regel van deze tekst dan ook nog vooraf gegaan door talloze > tekens). Haal zowel alle tekst die is toegevoegd door anderen weg, evenals de genoemde > (quote-) tekens.

In het geval van doorsturen moet je echter selectiever knippen dan bij een antwoord. Het is meestal niet netjes om een bericht van iemand anders niet in zijn volledigheid weer te geven. De eigenlijke tekst hoor je zoveel mogelijk met rust te laten.

Verschillende soorten mailtjes die worden doorgestuurd

De mailtjes die worden doorgestuurd vallen in een aantal categorieën in te delen: 1. informatieve mailtjes, 2. leuke of gelukbrengende mailtjes en 3. virus-waarschuwingen

Veel mailtjes uit de tweede en derde categorie berusten niet op waarheid. Niet doorsturen dus!

Tenslotte

Lees je eigen mail voordat je op "verzend" klikt.

Meer informatie

http://www.miels.nl/index.php?id=35

http://lifehacking.nl/algemeen/het-belang-van-een-goede-onderwerpregel/

http://www.emailreplies.com